Tips Meningkatkan Kualitas Manajemen Proyek Pribadi : Pengelompokan dan Penjadwalan
Saya biasanya menggunakan Asana sebagai tools manajemen proyek pribadi. Sebelum menggunakan Asana, saya pernah juga menggunakan berbagai jenis tools manajemen proyek, mulai dari Todoist, Wunderlist, Microsoft Todo, Zoho Project, Basecamp, Wrike, Trello dan lain-lain namun akhirnya menggunakan Asana pada beberapa tahun terakhir.
Saya biasanya mencatatkan tugas yang harus dikerjakan dan juga catatan-catatan rutinitas kedalam Asana seperti tugas kuliah, tugas terkait pekerjaan, rutinitas training online, rutinitas pengetahuan baru, kebiasaan membaca buku atau ebook hingga membuat jadwal minum obat 😀
Catatan-catatan tersebut bermanfaat karena bisa menjadi rujukan agar tidak sampai terlewatkan. Jadwal yang ada juga bisa menjadi arahan mengenai apa saja yang harus dilakukan pada hari tertentu.
Meski bermanfaat, jadwal pekerjaan yang terlalu banyak bisa membuatnya jadi kontraproduktif. Misalnya saat bersemangat belajar bahasa Inggris sekaligus memperbaiki score TOEFL, ada banyak sekali jadwal yang saya buat secara harian, antara lain :
- Belajar di Magoosh
- Belajar Structure & Written Expression
- Nonton channel Youtube Teacher Emma
- Nonton channel Youtube Hadar Shemesh
- Belajar online dari British Council
- Belajar dari aplikasi di smartphone
Itu baru satu target untuk belajar bahasa Inggris. Setelah masuk kuliah, ada lagi tambahan belajar bahasa pemrogramman Python, belajar Machine Learning, Deep Learning, Business Intelligence, Data science dan lain-lain. Ada juga tugas membaca buku atau ebook, jadwal menonton Curiositystream, Netflix, membuat video untuk Youtube channel Zeze Zahra dan berbagai rutinitas lainnya. Kesimpulannya adalah, terlalu banyak tugas yang membuat kehidupan jadi berat untuk dijalani 😂🤣
Atas review hal tersebut, saya kemudian membuat beberapa penyesuaian, antara lain dalam bentuk pengelompokan dan penjadwalan.
Pengelompokan :
Mengelompokkan tugas-tugas dengan tujuan yang sama, dibuatkan satu atau dua jadwal dalam seminggu sehingga tidak harus setiap hari dilakukan. Misalnya untuk contoh enam tugas terkait belajar bahasa Inggris, itu dianggap satu kelompok dan dilakukan secara bergantian dua kali dalam seminggu.
Contoh lain untuk belajar bahasa pemrogramman Python, saya belajar melalui CodeWithMosh, Codefinity, Codecademy dan Manning Publication, itu dianggap satu kelompok dan dibuatkan jadwal 2x dalam seminggu secara bergantian. Bisa juga satu training diikuti sampai tuntas baru mengikuti training berikutnya.
Penjadwalan :
Menjadwalkan kegiatan rutin agar tidak harus berupa jadwal harian. Misalnya upload video baru di Youtube channel Zeze Zahra, awalnya dilakukan setiap hari. Akibatnya saya keteteran dalam membuat video baru maupun melakukan editingnya. Untuk solusinya, saya membuat jadwal upload video seminggu dua kali, setiap hari Senin dan Kamis.
Adanya penjadwalan membuat saya tidak harus terburu-buru membuat video. Saya juga bisa membuat video dan menguploadnya untuk dijadwalkan publish dalam waktu satu bulan kedepan. Saya bisa berupaya membuat video sebaik mungkin dan bisa tetap menjaga ritme update channel.
Memang masih ada beberapa kegiatan yang sifatnya rutin harian seperti jadwal olah raga, menulis blog, hapalan al-qur’an dan lain-lain namun sekarang jadwalnya tidak terlalu dibebani dengan tugas yang terlalu banyak.
Review seperti ini penting untuk dilakukan secara berkala, karena tools maupun rencana yang kita lakukan pada akhirnya untuk kebaikan kita juga. Jika niat kita sudah baik namun pelaksanaanya menimbulkan masalah overload dan overwhelming dalam kehidupan pribadi, kita bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan yang kita inginkan.
Originally published at https://www.vavai.com on March 5, 2023.
